Một ngày làm việc của bạn bắt đầu thế nào? Buổi sáng vừa đến văn phòng, bạn mở quyển sổ tay và kiểm tra những việc chưa hoàn thành của hôm qua. Bạn giật mình vì tiến độ chậm hơn dự kiến, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp hiệu quả. Bạn đã từng nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản lý thời gian chưa?
Hãy cùng xem đánh giá nhanh về top các ứng dụng này và chọn một người bạn đồng hành ngay tại bài viết sau đây!
10 Phần mềm quản lý thời gian lý tưởng dành cho bạn
Evernote – không chỉ là quản lý thời gian
Với hơn 200 triệu lượt tải về, Evernote nổi tiếng đến mức nhiều người chưa sử dụng vẫn biết đến phần mềm quản lý thời gian này.
Ra đời từ năm 2007, từ một ứng dụng quản lý thời gian đơn giản, Evernote phát triển thành hệ sinh thái đám mây; cho phép bạn theo dõi và lưu trữ tất cả các hoạt động của mình.
Cùng OKVIP điểm qua những đặc tính nổi bật của Evernote để hiểu vì sao ứng dụng này lại được ưa chuộng đến thế nhé:
Hoàn thiện những tính năng hữu ích giúp quản lý thời gian hiệu quả: sắp xếp lịch làm việc với thời hạn rõ ràng; hẹn giờ; nhắc nhở qua email; hỗ trợ đính kèm tập tin; v..v..
Dễ dàng mời người khác cùng theo dõi các nhiệm vụ trên Evernote.
Tạo nhiều nhiệm vụ và thảo luận dù bạn ở bất cứ nơi đâu.
Phát triển hệ sinh thái và bộ nhớ đám mây bằng cách tích hợp với những nền tảng khác như Gmail, Slack, Salesforce, v..v…
Thêm một tính năng tiện ích là Evernote có trên cả máy tính! (Nguồn ảnh: evernote.com)
The New York Times đã bình luận rằng: Ghi chú, lưu trữ thông tin và kiểm tra tiến độ của bạn, tất cả đều được gói gọn trên Evernote. Hãy thử quản lý thời gian của bạn bằng siêu ứng dụng này nhé!
Trello – giúp dự án thành công cùng đồng đội
Sở hữu hơn 83 ngàn lượt đánh giá trên Google Play và App Store với mức điểm 4.6/5, Trello nhận được nhiều lời khen như: vô cùng hữu dụng; quản lý thời gian trở nên cực dễ dàng; v..v.. Chính nhờ những điểm nổi bật sau mà Trello trở thành lựa chọn uy tín của người dùng:
Sở hữu các tính năng liệt kê và chia thời gian cho công việc: tạo bảng nhóm; thẻ nhiệm vụ có thể đính kèm thời hạn và công cụ tiện lợi; v..v..
Tạo nhóm được bảo mật chặt chẽ. Bạn có thể mời đồng đội và giao nhiệm vụ cụ thể.
Quản lý song song nhiều dự án trong cùng một tài khoản.
Giao diện đơn giản, dễ dùng, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng của bạn.
Tạo bảng nhóm giúp bạn theo dõi tiến độ của dự án tốt hơn (nguồn ảnh: Trello Blog)
Hầu hết đánh giá cho thấy họ rất thích sử dụng Trello vì sự tối giản của phần mềm quản lý thời gian này. Tuy nhiên, một vài người khác lại mong muốn Trello mở rộng nhiều tính năng hỗ trợ hơn. Nếu các dự án của bạn không quá phức tạp, thì Trello vẫn là lựa chọn lý tưởng.
Đọc thêm: 9 Cách Rèn Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Hiệu Quả
Focus Booster – tất cả thời gian tập trung vào năng suất của bạn
Tuy có ít lượt cài đặt và đánh giá hơn so với 2 ứng dụng kể trên, Focus Booster vẫn trở nên khác biệt; vì kiểm soát những mục tiêu nhỏ của riêng bạn hơn là quản lý cùng đội nhóm:
Tạo nhiệm vụ và đếm ngược thời gian cho đến khi bạn hoàn thành mục tiêu.
Lập danh sách những việc cần làm và đánh dấu khi hoàn thiện.
Cung cấp biểu đồ phân tích năng suất của bạn.
Tùy chỉnh cho các nhu cầu quản lý thời gian khác nhau: công việc; tập thể dục; chăm sóc gia đình’ v..v..
Với những tính năng trên, Focus Booster chính là phần mềm quản lý thời gian khuyến khích người dùng cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Ứng dụng sẽ rất hiệu quả cho những nhiệm vụ chỉ cho phép thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn.
Đọc thêm: Cách giải quyết thói quen trì hoãn công việc
Google Calendar – tưởng không quen, nhưng quen không tưởng
Google Calendar là một ứng dụng quản lý thời gian vô cùng đơn giản và dễ sử dụng. Với giao diện thân thiện, phần mềm này không chỉ giúp bạn quản lý thời gian biểu cho lịch trình cá nhân hiệu quả, mà Google Calendar còn giúp bạn chia sẻ lịch quản lý thời gian chung với đội nhóm hay các thành viên khác trong gia đình.
Bạn có thể tải App về điện thoại hoặc thao tác trực tiếp, thuận tiện trên màn hình máy tính của mình. Một lưu ý nhỏ từ OKVIP: Bạn hãy bật thông báo cho phần mềm của mình để không bị quên bất kỳ lịch trình nào nhé.
Notion – phần mềm quản lý thời gian cùng thiết kế bắt mắt
Notion là phần mềm quản lý thời gian vô cùng bắt mắt và khá ‘hot’ trong thời gian gần đây.
Bạn có thể tham gia vào các hội nhóm cộng đồng trên Facebook hay Tiktok để tìm hiểu về Notion. Có rất nhiều template sẵn được thiết kế bởi các bạn trẻ với nhiều mục đích đa dạng khác nhau, từ quản lý học tập, tài liệu, công việc, cho tới cuộc sống thường nhật hằng ngày.
Giao diện hiện đại, trẻ trung và nhiều chức năng. Có thể nói Notion là một trợ thủ đắc lực cho những ai yêu thích sự sáng tạo, đặc biệt trong các lĩnh vực như thiết kế, truyền thông và marketing. Một số lợi thế từ phần mềm quản lý thời gian này có thể kể đến như:
Tạo không gian chung, ghi chú nhóm và sử dụng nguồn tài nguyên hình mẫu vô tận trên toàn thế giới.
Nhiều tính năng sáng tạo. Giúp bạn tạo trang tính mới nhanh gọn với 2 động tác kéo và thả.
Todoist – làm việc thông minh hơn với ứng dụng thời gian to-do list
Được phát triển hơn một thập kỷ trước, Todoist đã cán mốc hơn 25 triệu người đăng ký sử dụng và liên tục được xếp hạng trong số các phần mềm quản lý thời gian hàng đầu trên thị trường.
Về cơ bản, Todoist có tất cả các tính năng đầy đủ của một ứng dụng to-do list. Từ việc tạo và quản lý các đầu việc theo danh sách riêng lẻ hay theo từng dự án, sắp xếp mức độ ưu tiên công việc, cho đến cộng tác với các thành viên người dùng khác cho những công việc yêu cầu quy mô lớn hơn.
Để OKVIP liệt kê sơ qua một số ưu điểm bạn có thể cân nhắc khi sử dụng phần mềm này cho mục đích quản lý thời gian của mình nhé:
Có sẵn trên nhiều nền tảng cả Android và IOS. Hỗ trợ đồng bộ tài khoản đa nền tảng.
Cung cấp các mẫu có sẵn để giúp bạn nhanh chóng bắt đầu thực hiện quản lý thời gian.
Tích hợp với các công cụ khác bạn đang sử dụng, bao gồm Gmail và Slack.
Toggl Track – theo dõi thời gian giúp bạn dễ dàng quản lý
Toggl Track là phần mềm theo dõi thời gian cũng khá phổ biến, đặc biệt đối với những người làm nghề tự do, doanh nghiệp nhỏ và các nhóm công ty.
Có chức năng theo dõi thời gian của bạn trên các nhiệm vụ, Toggle Track sẽ giúp bạn theo dõi lại cách mình quản lý công việc trong một ngày, thông qua báo cáo thời gian chi tiết cho từng đầu việc bạn phải xử lý.
Tuy nhiên, phần mềm quản lý thời gian Toggl Track sẽ tính phí nếu bạn có nhu cầu sử dụng phần mềm Premium. Với bản dùng thử miễn phí, bạn chỉ được phép mời tối đa 5 thành viên khác nếu muốn cùng hợp tác cho công việc đội nhóm trên nền tảng ứng dụng này.
TimeTree – quản lý sự kiện và lịch trình đơn giản
Với tính năng đồng bộ lịch trình giữa các người dùng và cho phép theo dõi đa nền tảng, TimeTree là một trong những lựa chọn hoàn hảo cho các tổ chức, hội nhóm với mong muốn kết nối sự kiện, hoạt động của mọi người trên cùng một màn hình giao diện.
Đặc biệt, phần mềm quản lý thời gian này còn có thể hỗ trợ bạn các tiện ích khác, chẳng hạn như: nhận biết ngày lễ và cho phép người dùng sử dụng nhiều ngôn ngữ, có thể chia sẻ qua Messenger, v.v…; giúp bạn được nhắc nhở mọi lúc mọi nơi về lịch trình trong ngày.
Đọc thêm: 6 Cách Tập Trung Cao Độ Khi Có Quá Nhiều Công Việc
Forest – vừa trồng cây vừa quản lý thời gian
Forest được phát triển như một ứng dụng “khóa” tạm thời điện thoại hay máy tính bảng giúp bạn tăng khả năng tập trung vào công việc, bằng một cách khá nhẹ nhàng… là trồng cây.
Về cơ bản, ứng dụng này cho bạn thiết lập khung giờ tập trung trong một khoảng thời gian xác định, tối đa là 120 phút. Ngay sau khi lựa chọn thời gian và bấm nút trồng cây, bạn cần đặt điện thoại sang một bên và bắt đầu chăm chú hoàn thành công việc. Nếu bạn sử dụng điện thoại cho mục đích trong thời gian đó, cụ thể là thoát khỏi Forest, cây trồng của bạn sẽ héo khô.
Thú vị phải không? Điều khiến cho phần mềm quản lý thời gian này thành công chính là dựa vào tâm lý của chúng ta, bởi không ai nỡ phá hủy một cây xanh đang lớn lên cả.
Một điều khá hay ho về Forest là tính năng cho phép bạn cùng bạn bè trồng cây – Plant Together. Điều này có nghĩa chỉ cần một thành viên trong nhóm “mất tập trung”, toàn bộ số cây trồng của mọi người đều sẽ chết.
Sau khi thu thập cây trồng cùng với số xu vừa đủ, bạn cũng có thể đổi lấy một mầm cây thật với dự Trees For the Future. Cây trồng của bạn sẽ được quyên góp với mục đích giúp khôi phục các vùng đất bị suy thoái, đặc biệt là ở Châu Phi.
Timely – đồng hồ báo thức thông minh
Timely là một phần mềm quản lý thời gian mang tính đột phá riêng.
Với sự “thông minh” được cài đặt sẵn, ứng dụng không chỉ nhắc nhở công việc, mà còn chủ động đưa ra gợi ý về cách sắp xếp công việc hiệu quả.
Tùy vào số lượng công việc bạn nhập vào hằng ngày, phần mềm quản lý này sẽ giúp bạn tính toán các khoảng thời gian hợp lý. Nhờ đó khi so sánh lại với thời gian biểu dự tính, bạn sẽ có cái nhìn khách quan hơn để chọn ra khung giờ chính xác, phù hợp nhất.
Tại sao bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian?
Quản lý thời gian là một vấn đề nan giải thường gặp. Nếu không thể sử dụng tốt quỹ thời gian vốn đã hạn hẹp của mình, bạn khó có thể đạt hiệu quả công việc cao; đồng thời mất cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi; hay công việc và cuộc sống.
Có trong mình kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ đồng nghĩa với việc bạn có khả năng kiểm soát một ngày làm việc của bản thân một cách năng suất và hiệu quả hơn.
Nhờ đó, bạn có thể tập trung xây dựng sự nghiệp của mình, mà vẫn có thể đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn.
Vì vậy, hãy thử sử dụng các phần mềm quản lý thời gian ngay từ bây giờ để phần nào kiểm soát mọi việc tốt hơn. Từ đó, bạn cũng có thể hoàn thành tốt các danh mục dự định của mình, rèn luyện thêm kỹ năng lập kế hoạch và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.
Đọc thêm: 6 Khóa Học Quản Lý Thời Gian Miễn Phí Bạn Không Nên Bỏ Lỡ
Một số mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Để kết hợp hiệu quả với các phần mềm quản lý thời gian, OKVIP gợi ý cho bạn những mẹo nhỏ dưới đây. Hy vọng sẽ giúp bạn làm quen với việc rèn luyện các nguyên tắc sắp xếp công việc hiệu quả, cũng như trở thành một người sống có kế hoạch:
Tìm hiểu vì sao bạn không thể hoàn thành hết công việc trong ngày
Bắt đầu lên kế hoạch tuần mới vào cuối tuần trước, nghiên cứu và lập các đầu việc thật chi tiết
Nên có danh sách các công việc ưu tiên và công việc nhỏ phân bố xen kẽ trong lịch
Giảm thiểu thời gian chết cho các hoạt động không bổ ích
Đặt ra mục tiêu ngày khi nhìn vào bảng phân bổ thời gian mỗi sáng sớm
Đặt thời gian sử dụng cho những hoạt động giải trí (như mạng xã hội, trò chơi điện tử) để không bị chi phối, tránh xao nhãng không đáng
Làm việc kết hợp nghỉ ngơi hợp lý. Đừng quá “tham công tiếc việc”
Tập nói “không” với các hoạt động, công việc chưa được sắp xếp cụ thể trong thời gian biểu
Dành thời gian cho cả giấc ngủ, hoạt động thể thao, hay các hoạt động thư giãn khác
Đọc thêm: 11 Cách quản lý thời gian hiệu quả – Kỹ năng quản lý thời gian cần có
Bạn đã chọn được ứng dụng dành cho mình?
Đến đây bạn thấy ứng dụng nào thích hợp nhất với thời gian biểu? Ngoài ra các ứng dụng này đều miễn phí cho người dùng cá nhân với các tính năng cơ bản, đừng ngại thử ngay nhé!
Bài viết được đóng góp bởi Tania Le
