Cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh và mẫu tham khảo

Việc từ chối ứng viên là một phần quan trọng của quy trình tuyển dụng. Đặc biệt là khi bạn phải viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Vậy, làm thế nào để viết email/thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh lịch sự và đúng chuẩn? Hãy cùng tuyendung.topcv.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

Cấu trúc, mẫu câu thường sử dụng trong thư từ chối ứng viên

Để viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh lịch sự và đúng chuẩn, bạn cần đảm bảo có những phần nội dung cơ bản trong thư. Cụ thể, nên có những phần nội dung sau:

Bắt đầu thư với lời cảm ơn

Hãy mở đầu với lời cảm ơn ứng viên. Khi mở đầu bằng cách này, bạn sẽ thể hiện được lòng biết ơn và sự trân trọng đến ứng viên vì đã nộp đơn xin việc, quan tâm đến cơ hội việc làm tại công ty.

Ví dụ: 

• Tiếng Anh: “Dear [Candidate’s Name], Thank you for your application and interest in [Company Name].”
• Dịch tiếng Việt: “Kính gửi [Tên ứng viên], Chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn về đơn xin việc và sự quan tâm đến [Tên Công ty]”.

Thể hiện quyết định từ chối và lý do rõ ràng

Đây là phần nội dung chính mà bạn bắt buộc phải có trong email từ chối ứng viên bằng tiếng Anh. Việc thể hiện quyết định từ chối, lý do rõ ràng trong thư từ chối là một cách để đảm bảo sự minh bạch, tránh nhầm lẫn và tôn trọng ứng viên. Đồng thời, việc cung cấp phản hồi giúp ứng viên hiểu vì sao họ không được chọn và cải thiện những khía cạnh cần thiết trong tương lai.

Ví dụ:

• Tiếng Anh: “However, we regret to inform you that after thorough consideration, [Company Name] has determined that your skills and experience may not be the best fit for this position at this time..”
• Dịch tiếng Việt: Tuy vậy, chúng tôi muốn thông báo rằng sau khi xem xét kỹ lưỡng, [Tên Công ty] rất tiếc phải thông báo rằng ở thời điểm hiện tại những kỹ năng, kinh nghiệm của bạn chưa thực sự phù hợp với vị trí này.

Đề cập đến điểm mạnh của ứng viên

Việc đề cập đến điểm mạnh của ứng viên trong thư từ chối ứng viên bằng Tiếng Anh sẽ giúp tạo sự khích lệ và tôn trọng với họ. Bên cạnh đó, phần nội dung này còn đóng vai trò trong việc xây dựng một quan hệ tích cực, tạo động lực cho ứng viên trong sự nghiệp của họ. iều này có thể dẫn đến các cơ hội hợp tác trong tương lai hoặc khuyến khích ứng viên giới thiệu công ty cho những người khác.

Ví dụ:

• Tiếng Anh: “We would like to express our appreciation for your qualifications and the skills you have demonstrated throughout the selection process.”
• Dịch tiếng Việt: “Chúng tôi muốn bày tỏ sự đánh giá cao đối với trình độ và những kỹ năng mà bạn đã thể hiện trong quá trình tuyển chọn.”

Tìm hiểu thêm: Có nên cho ứng viên làm bài test trước khi phỏng vấn không?

Kết thúc thư với lời chúc thành công

Bạn nên kết thúc thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh với lời chúc thành công. Điều này không chỉ tôn trọng và khích lệ ứng viên, mà còn giúp giữ mối quan hệ tiềm năng với ứng viên trong tương lai, xây dựng hình ảnh tích cực về công ty.

Ví dụ:

• Tiếng Anh: “We sincerely appreciate your time, effort in considering [Company Name] as a potential employer. We wish you the best in your future endeavors and hope for possible collaboration in the future.”
• Dịch tiếng Việt: Chúng tôi xin cảm ơn bạn đã dành thời gian, nỗ lực để xem xét đơn xin việc và thể hiện sự quan tâm đến công ty chúng tôi. Chúng tôi chúc bạn thành công trong các cơ hội sắp tới và hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.”

Lưu ý khi viết thư từ chối ứng viên

Bên cạnh việc viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh đúng cấu trúc, bạn cũng nên lưu ý một số nguyên tắc, yếu tố như sau:

• Cần thể hiện được yếu tố lịch sự, không gây xúc phạm hay đánh giá tiêu cực đến ứng viên.
• Tuy cần đưa ra lý do cụ thể và chính xác vì sao ứng viên không được chấp nhận, nhưng bạn không cần đi vào chi tiết quá sâu bởi có thể gây khó khăn hoặc không thoải mái cho ứng viên.
• Lý do từ chối nên được đưa ra dựa trên các tiêu chí khách quan và liên quan đến yêu cầu công việc, nhu cầu của công ty.
• Thư từ chối cần có một cấu trúc rõ ràng, sắp xếp mạch lạc và sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp.
• Tránh sử dụng ngôn từ khó nghe hoặc mang tính chất phê phán.

Tìm hiểu thêm: Chân dung chuyên viên tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp là như thế nào?

Mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh (tham khảo)

Dưới đây là các mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo:

Mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh 1

Dear [Candidate’s Name],

Thank you for your application and interest in [Company Name]. We have carefully reviewed your resume and appreciate your professionalism and efforts for the [Job Position] role.

However, we regret to inform you that after thorough consideration, [Company Name] has determined that your skills and experience may not be the best fit for this position at this time. Please understand that this decision was difficult, and we are not always able to accept all candidates.

[Company Name] highly value your knowledge and skills, and we are confident that you will find a suitable opportunity at another company. Sometimes, the lack of suitability for a particular workplace does not reflect an individual’s abilities but rather the specific requirements and environment.

We believe in your potential and dedication to achieving success in your career.

Once again, we sincerely appreciate your time and effort in considering [Company Name] as a potential employer. We wish you the best in your future endeavors and hope for possible collaboration in the future.

Best regards,

[Your Name] – [Your Position] [Company Name] [Company Address] – [Company Phone] – [Company Email]

Mẫu thư từ chối dịch tiếng Việt

Kính gửi [Tên ứng viên],

[Tên Công ty] xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã nộp đơn xin việc và thể hiện sự quan tâm đến công ty chúng tôi. [Tên Công ty] đã xem xét kỹ lưỡng hồ sơ của bạn và đánh giá cao sự chuyên nghiệp, nỗ lực mà bạn trong thời gian qua cho vị trí [tên vị trí tuyển dụng].

Tuy vậy, chúng tôi muốn thông báo rằng sau khi xem xét kỹ lưỡng, [Tên Công ty] rất tiếc phải thông báo rằng ở thời điểm hiện tại những kỹ năng, kinh nghiệm của bạn chưa thực sự phù hợp với vị trí này. Đây là một quyết định khó khăn và chúng tôi hy vọng bạn hiểu rằng không phải lúc nào chúng tôi cũng có thể chấp nhận tất cả các ứng viên.

[Tên Công ty] đánh giá cao các kiến thức và kỹ năng của bạn và chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tìm thấy một cơ hội phù hợp tại một công ty khác. Đôi khi, việc không phù hợp tại một nơi làm việc không có nghĩa là thiếu năng lực của một ứng viên, mà là sự không phù hợp với yêu cầu và môi trường cụ thể.

Chúng tôi tin rằng bạn có tiềm năng và sự nỗ lực để đạt được thành công trong sự nghiệp của mình.

Một lần nữa, chúng tôi xin cảm ơn bạn đã dành thời gian, nỗ lực để xem xét đơn xin việc và thể hiện sự quan tâm đến công ty chúng tôi. Chúng tôi chúc bạn thành công trong các cơ hội sắp tới và hy vọng rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên của HR] – [Chức vụ của bạn] [Công ty của bạn] [Địa chỉ công ty] – [Số điện thoại công ty] – [Email công ty]

Mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh 2

Dear [Candidate’s Name],

First and foremost, [Company Name] would like to express our sincere appreciation for your interest and application for a position with our company. We highly value the effort and professionalism you have demonstrated throughout your search for employment opportunities with us.

After careful consideration of your resume, we greatly appreciate the effort and skills you have brought to the table. However, we regret to inform you that you are not the candidate we are seeking for the [Job Position] at this time.

Please understand that this decision was not taken lightly, and we hope you recognize that it does not reflect any shortcomings in your abilities or experience. Each company has specific requirements and a unique work environment, and we believe that there is a suitable workplace for you elsewhere.

Please continue your efforts and explore new opportunities with other companies. Your passion and dedication will undoubtedly lead to success in your future career endeavors.

Once again, we sincerely thank you for your time and effort in applying for the [Job Position]. [Company Name] wishes you to find a compatible work environment and achieve success in your future career.

Best regards,

[Your Name] – [Your Position] [Company Name] [Company Address] – [Company Phone] – [Company Email]

Mẫu thư từ chối dịch tiếng Việt

Xin chào [Tên ứng viên],

Đầu tiên, [Tên Công ty] xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến bạn vì đã quan tâm và nộp đơn xin việc tại công ty chúng tôi. [Tên Công ty] rất trân trọng sự nỗ lực và chuyên nghiệp mà bạn đã thể hiện trong quá trình tìm kiếm cơ hội làm việc với chúng tôi.

Sau khi xem xét kỹ lưỡng hồ sơ của bạn, chúng tôi rất đánh giá cao nỗ lực và kỹ năng mà bạn đã mang lại. Tuy nhiên, [Tên Công ty] vẫn phải thông báo rằng, hiện tại bạn chưa phải là ứng viên mà chúng tôi đang tìm kiếm cho vị trí [tên vị trí tuyển dụng] [Tên Công ty] mong bạn hiểu rằng, đây không phải là một quyết định dễ dàng và chúng tôi hy vọng rằng bạn biết chắc chắn điều này không phản ánh sự thiếu hụt về khả năng hay kinh nghiệm của bạn. Mỗi công ty có những yêu cầu, môi trường làm việc đặc thù, và [Tên Công ty] tin rằng sẽ có một nơi làm việc phù hợp với bạn.

Hãy tiếp tục nỗ lực và khám phá các cơ hội mới tại các công ty khác. Sự đam mê và sự nỗ lực của bạn chắc chắn sẽ mang lại thành công trong sự nghiệp của bạn trong tương lai.

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn bạn đã dành thời gian và nỗ lực ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí tuyển dụng]. [Tên Công ty] chúc bạn tìm được môi trường làm việc phù hợp và thành công trong sự nghiệp tương lai.

Trân trọng,

[Tên của HR] – [Chức vụ của bạn] [Công ty của bạn] [Địa chỉ công ty] – [Số điện thoại công ty] – [Email công ty]

Hy vọng với bài tiết chuyên mục Cẩm nang tuyển dụng ngày hôm nay, bạn sẽ biết cách viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh lịch sự, chuyên nghiệp và đúng chuẩn. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm nhiều tài liệu tương tự liên quan đến các mẫu email, các công cụ phục vụ cho quá trình tuyển dụng tại TopCV.vn.

Đây là một trong những nền tảng kết nối việc làm đang sử dụng công nghệ tuyển dụng trí tuệ nhân tạo – Big data. Từ đó giúp công tác tuyển dụng của bạn được hiệu quả và tối ưu hơn.

Tìm hiểu thêm: Cách viết mô tả công việc để tuyển dụng chuẩn xác hơn