5W1H là một mô hình đã quá quen thuộc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực từ marketing, SEO, đến kinh doanh. Thực tế, doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều vấn đề hàng ngày, việc không thể tìm ra cách giải quyết cụ thể là điều rất dễ gặp phải. 5W1H chính là công cụ giúp doanh nghiệp định hình mọi thứ một cách cụ thể và đúng đắn.
Vậy cụ thể 5W1H là gì? Những chữ cái viết tắt W và H kia mang ý nghĩa gì? OKVIP sẽ giải đáp tường tận về phương pháp tư duy 5W1H cho bạn trong bài viết này.
1. 5W1H là gì?
5W1H là mô hình giúp bạn xác định mục tiêu, kế hoạch, và đường đi nước bước cụ thể cho mỗi chiến dịch, dự án, hay ý tưởng nào đó. Phương pháp 5W1H được dùng phổ biến trong marketing, giúp doanh nghiệp nhanh chóng lên kế hoạch thực hiện và đạt được mục tiêu đề ra.
Dựa vào công thức này, bạn sẽ biết được mình cần phải làm gì, tại sao cần phải làm, triển khai nó ra sao, bằng cách nào và nhân lực tham gia ra sao. Cụ thể 5W1H là gì?
5W1H là cách viết tắt của các từ để hỏi “What – When – Where – Why – Who – How” trong tiếng Anh.
| Cái gì – Khi nào – Ở đâu – Tại sao – Ai – Như nào |
Những từ này có ý nghĩa như thế nào và được ứng dụng ra sao? Phần tiếp theo của bài viết sẽ trả lời cho bạn.
2. Giải thích ý nghĩa từng thành phần trong 5W1H
Tương tự như AIDA – công thức bán hàng hiệu quả nhất, 5W1H cũng là một công thức rất hữu ích đối với hoạt động marketing hay SEO marketing của một doanh nghiệp. Cụ thể, các thành phần trong công thức này có ý nghĩa như sau:
2.1 What: cái gì?
What (cái gì) trong công thức 5w1h là cái cần được mô tả cụ thể như sản phẩm, vấn đề, hay mục đích của dự án.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp chuẩn bị cho ra mắt một sản phẩm mới, WHAT ở đây chính là sản phẩm đó là gì?
Trong trường hợp công ty đang lên kế hoạch marketing cho một sản phẩm cũng vậy. Các bạn cần xác định được sản phẩm ở đây là gì, đặc điểm, công dụng, cách thức hoạt động, hay ý nghĩa của nó đối với người dùng ra sao. Nói cách khác, sản phầm chính là trung tâm của sự chú ý.
Cụ thể, để tìm ra chính xác WHAT là gì, hãy trả lời các câu hỏi sau. Đây đều là những câu hỏi giúp nêu khái niệm và
- Đó là cái gì? hay Vấn đề ở đây là gì?
- Bối cách ở đây là gì?
- Đặc điểm tính cách của sản phẩm là gì?
2.2 When: khi nào?
When (khi nào) trong kỹ thuật 5w1h là thời gian thích hợp để bạn thực hiện kế hoạch của mình. Ví dụ như thời gian ra mắt một sản phẩm, chiến dịch marketing nên được khởi động khi nào, trong thời gian bao lâu, tần suất như nào? Mốc thời gian cần cụ thể, chính xác, và có khả khi.
Để xác định được yếu tố WHEN, bạn có thể trả lời một số câu hỏi mẫu như sau:
- Kế hoạch/dự án/chiến dịch này mất bao lâu để thực hiện?
- Thời gian bắt đầu triển khai là bao giờ?
- Cần mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành một giai đoạn của dự án?
- Vấn đề thường xảy ra khi nào, trong bao lâu?
2.3 Where: ở đâu?
Where (ở đâu) trong 5w1h chính là địa điểm sẽ diễn ra dự án/chiến dịch hay đơn giản là nơi mà đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn sống, thị trường mà doanh nghiệp nhắm tới cho sản phẩm. Địa điểm ở đây cũng có thể là nơi mà vấn đề phát sinh.
WHERE có thể nhiều hơn một địa điểm. Điều cần làm là liệt kê tất cả các địa điểm có liên quan đến kế hoạch của bạn.
Để xác định địa điểm, hãy trả lời các câu hỏi có dạng:
- Vấn đề xảy ra ở đâu?
- Nguồn gốc của sản phẩm là gì?
- Đối tượng khách hàng mục tiêu sinh sống ở vùng nào?
- Sự kiện được tổ chức ở địa điểm nào
2.4 Why: tại sao?
Why (tại sao) trong mô hình 5w1h giải thích nguyên nhân dẫn đến vấn đề hoặc động cơ đằng sau việc một kế hoạch được thực hiện hay một sản phẩm được tung ra thị trường.
Đây là yếu tố để xác định mục tiêu, mục đích của kế hoạch và đánh giá khách quan liệu nó có nên được thực hiện.
Ví dụ, đối với sản phẩm, cần làm rõ tại sao nó xứng đáng được ra mắt. Yếu tố gì khiến sản phẩm này nổi bật so với những sản phẩm vốn có trên thị trường? Hay điều gì khiến nó sẽ lấy được lòng tin của người tiêu dùng và thuận lợi “đi vào” giỏ hàng của họ?
Những câu hỏi thường gặp để tìm ra WHY:
- Mục tiêu của chiến lược này là gì?
- Tại sao lại sử dụng sản phẩm/thiết bị này?
- Tại sao vấn đề này cần được giải quyết ngay lập tức
2.5 Who: là ai?
Who (là ai) là tất cả những người có liên quan và chịu ảnh hưởng từ dự án, kế hoạch, hay sản phẩm. Đó có thể là người thực hiện, nhà đầu tư, hay người sử dụng (khách hàng).
Thành phần này trong mô hình 5W1H giúp bạn xác định được số người tham gia vào một dự án cũng như dễ dàng phân chia và quản lý công việc của mỗi người.
Những câu hỏi thường dùng để tìm ra WHO:
- Ai là người chịu trách nhiệm?
- Ai là người tìm ra vấn đề?
- Nếu có vấn đề phát sinh thì liên hệ ai?
- Khách hàng mục tiêu của sản phẩm/dịch vụ này là ai?
2.6 How: bằng cách nào?
How (làm thế nào/bằng cách nào) quyết định phương pháp hay cách thức triển khai của dự án hay chiến dịch. Trong bước này, bạn cần xác định được phương pháp và các bước cụ thể trong suốt quá trình diễn ra của dự án.
Bên cạnh đó, yếu tố bao nhiêu – how much cũng cần được làm rõ. Chẳng hạn như chiến dịch marketing này có ngân sách là bao nhiêu?
Ví dụ một vài câu hỏi trả lời cho HOW:
- Phương pháp được sử dụng là gì?
- Dự án này tiêu tốn bao nhiêu tiền?
- Mỗi phòng ban cần phối hợp với nhau như thế nào?
- Làm cách nào để khách hàng chú ý tới sản phẩm?
3. Ứng dụng tư duy 5W1H trong marketing
Mô hình 5W1H được sử dụng rất phổ biến trong kinh doanh và marketing. Bạn có thể sử dụng mô hình này để nhìn nhận một vấn đề một cách toàn diện bằng việc đặt ra và trả lời các câu hỏi. Đặt vào bối cảnh một doanh nghiệp muốn cho ra mắt một sản phẩm mới, 5W1H được áp dụng như thế nào trong chiến dịch quảng bá sản phẩm của họ?
Cụ thể, 5W và 1H cần được xác định như sau:
- What: Sản phẩm đó là gì, có nguồn gốc, công dụng ra sao?
- Who: Xác định khách hàng mục tiêu là ai? Lúc này, bạn cần vẽ chân dung khách hàng của mình.
- Where: Bạn có thể tìm thấy khách hàng ở đâu? Sản phẩm hay dịch vụ của bạn phù hợp với khu vực nào? Các kênh để tiếp cận khách hàng hay đăng tải chiến dịch là gì?
- When: Khi nào thích hợp để bắt đầu chiến dịch? Thời điểm thích hợp nhất để giới thiệu sản phẩm đến công chúng? Có nên lựa chọn bối cảnh đặc biệt là ngày lễ nào không?
- Why: Vì sao sản phẩm này nên được ra mắt hay vì sao khách hàng nên chú ý tới sản phẩm đó? Sản phẩm của bạn có gì nổi bật so với các đối thủ trên thị trường? Ý nghĩa hay giải pháp mà sản phẩm mang lại cho khách hàng là gì?
- How: Tiến hành chiến dịch quảng bá sản phẩm như thế nào? Lên ý tưởng ra sao, cách thức thực hiện như thế nào? Các phương tiện cần có để triển khai chiến dịch là gì?
Đọc thêm: Mô hình AIDA trong Marketing
4. Ứng dụng 5W1H trong giao tiếp
Mô hình 5W1H, viết tắt của Who (Ai), What (Cái gì), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Why (Tại sao) và How (Như thế nào), là một công cụ mạnh mẽ trong giao tiếp. Mô hình này đảm bảo việc thu thập và chia sẻ thông tin một cách toàn diện, rất quan trọng trong cả giao tiếp cá nhân và chuyên nghiệp.
Bằng cách giải quyết từng yếu tố, người giao tiếp có thể cung cấp thông tin rõ ràng, chi tiết và có cấu trúc. Ví dụ, trong một cuộc họp kinh doanh, việc làm rõ ai chịu trách nhiệm về nhiệm vụ nào, nơi và thời gian thực hiện, lý do quan trọng của các hành động, và cách thức thực hiện sẽ tăng cường sự hiểu biết và hợp tác.
Trong báo chí, phương pháp 5W1H đảm bảo rằng các câu chuyện tin tức được trình bày đầy đủ và chi tiết. Tổng thể, áp dụng mô hình 5W1H trong giao tiếp dẫn đến các cuộc trao đổi hiệu quả, minh bạch và ý nghĩa hơn
5. Ứng dụng kỹ thuật 5W1H trong kinh doanh
Mô hình 5W1H (Who, What, Where, When, Why, How) là một công cụ quan trọng trong kinh doanh, giúp cải thiện quy trình làm việc và ra quyết định.
Khi áp dụng mô hình này, doanh nghiệp có thể xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận (Who), mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể (What), địa điểm và bối cảnh hoạt động (Where), thời gian và lộ trình thực hiện (When), lý do và mục đích của các hoạt động (Why), cũng như phương pháp và quy trình thực hiện (How).
Ví dụ, khi triển khai một dự án mới, việc áp dụng 5W1H sẽ giúp quản lý dự án phân công công việc một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và làm việc hướng đến mục tiêu chung.
Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giảm thiểu rủi ro, xung đột và nhầm lẫn. Tổng thể, 5W1H là một phương pháp hữu ích để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh.
6. Ứng dụng 5W1H trong học tập
Khi học một chủ đề mới, học sinh hoặc sinh viên có thể sử dụng mô hình này để phân tích và tổ chức thông tin.
Ví dụ, xác định ai là người cung cấp thông tin hoặc tài liệu (Who), nội dung chính là gì (What), học tập ở đâu và trong bối cảnh nào (Where), thời gian và kế hoạch học tập ra sao (When), lý do học chủ đề này và mục đích của việc học là gì (Why), và cách thức học tập hoặc phương pháp nghiên cứu nào phù hợp (How).
Áp dụng 5W1H giúp tạo ra một kế hoạch học tập rõ ràng và có cấu trúc, giúp người học dễ dàng theo dõi và đạt được mục tiêu học tập một cách hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Blurting Method Là Gì? Phương Pháp Học Tập Hiệu Quả Không Nên Bỏ Qua
7. Ứng dụng 5W1H trong thuyết trình
Mô hình 5W1H (Who What Where When Why How) là một công cụ hiệu quả trong việc chuẩn bị và thực hiện thuyết trình. Trước khi bắt đầu thuyết trình, người thuyết trình nên xác định rõ ai là đối tượng nghe (Who), chủ đề và nội dung chính sẽ trình bày (What), địa điểm diễn ra thuyết trình (Where), thời gian thuyết trình và các mốc thời gian quan trọng (When), lý do thuyết trình và mục đích mong muốn đạt được (Why), cùng với cách thức và phương pháp thuyết trình (How).
Việc áp dụng mô hình này giúp người thuyết trình tổ chức nội dung một cách logic và rõ ràng, từ đó tạo nên sự thu hút và dễ hiểu cho khán giả. Ví dụ, biết rõ đối tượng nghe là ai sẽ giúp điều chỉnh ngôn ngữ và phong cách phù hợp. Kỹ năng thuyết trình của người nói sẽ được cải thiện đáng kể nhờ 5W1H.
Hiểu rõ mục đích thuyết trình sẽ giúp tập trung vào những điểm chính yếu và tránh lạc đề. Nhờ đó, bài thuyết trình sẽ trở nên hiệu quả, ấn tượng và đạt được mục tiêu mong muốn.
8. Ứng dụng 5W1H trong lập kế hoạch
Khi áp dụng mô hình này, người lập kế hoạch có thể xác định rõ ràng ai sẽ tham gia và chịu trách nhiệm (Who), những gì cần phải làm (What), địa điểm thực hiện kế hoạch (Where), thời gian và các mốc thời gian quan trọng (When), lý do và mục tiêu của kế hoạch (Why), cũng như phương pháp và cách thức thực hiện (How).
Ví dụ, khi lập kế hoạch cho một dự án mới, mô hình 5W1H sẽ giúp đội ngũ quản lý dự án xác định các nhiệm vụ cụ thể, phân công trách nhiệm, lập lịch trình chi tiết, và đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ mục tiêu và phương pháp thực hiện. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự phối hợp và hiệu quả làm việc mà còn giảm thiểu rủi ro và xung đột.
Tổng thể, 5W1H là một phương pháp mạnh mẽ để đảm bảo kế hoạch được thực hiện thành công và đạt được kết quả mong muốn.
9. Ứng dụng kỹ thuật 5W1H trong giải quyết vấn đề
Mô hình 5W1H (Who, What, Where, When, Why, How) là công cụ hữu ích trong giải quyết vấn đề, giúp phân tích tình huống một cách toàn diện và có hệ thống.
Bằng cách xác định ai liên quan (Who), vấn đề là gì (What), xảy ra ở đâu (Where), khi nào xảy ra (When), lý do gây ra vấn đề (Why), và cách giải quyết (How), mô hình này giúp nhận diện nguyên nhân gốc rễ và tìm ra giải pháp hiệu quả.
Ví dụ, trong một sự cố sản xuất, việc áp dụng 5W1H sẽ giúp xác định nguồn gốc vấn đề và triển khai các biện pháp khắc phục kịp thời, giảm thiểu thiệt hại và ngăn ngừa tái diễn.
Tạm kết
Qua bài viết, OKVIP mong rằng bạn đã hiểu được mô hình 5W1H là gì. Đây là phương pháp tư duy rất hữu ích trong các hoạt động kinh doanh, marketing, SEO, v.v.
Ngoài ra bạn cũng có thể áp dụng công thức 5W1H trong học tập, thuyết trình, hay thậm chí trong giao tiếp để nâng cao hiệu quả từng hoạt động. Nếu bạn quan tâm, hãy theo dõi OKVIP để cập nhật những thông tin hữu ích được đăng tải hàng ngày nhé.
